Budgetverktyg – Då ska du byta ut Excel

Bizview-user-3

Då ska du byta ut Excel!
Säkra tecken på att det är dags att titta på ett budgetverktyg.

Excel är fantastiskt, eller?

Excel är fantastiskt. Det är flexibilitet, kraftfullt och förhållandevis användarvänligt. Man kan intuitivt både manipulera och visualisera data. Därtill är inlärningströskeln för Excel relativt låg.

En ekonomiavdelning där inte Excel, eller motsvarande, används är svår att tänka sig. En trogen vapendragare som är svår att vara utan, men frågan emellanåt är om inte det finns en gräns?

För finansiell planering och uppföljning faller sig ofta Excel som ett naturligt val, vilket fungerar utmärkt och är att rekommendera för mindre organisationer, men i takt med att organisationen växer, komplexiteten ökar, och frekventare uppdateringar önskas, så uppstår begränsningar. Något som oftast medför att orimligt mycket tid går till samordning.

Tid som hade kunnat, och behövts, läggas på analys.

Spreadsheet

Tid & Samordning

Tid som behöver läggas på samordning av budgetarbetet ökar i takt med att personer som ska bidra med input tillkommer. Styrning av arbetsflöde och attestering måste göras manuellt. Här finner sig många i en situation med otaliga mejl, möten, och framför allt olika versioner av arken. Vem har inte sett excelark vars namn slutar med version 1, version 2, final, final_FINAL? Målsättning att sprida ansvar för input ut i verksamheten hålls tillbaka, och möjligheten till styrning och förankring på lägre nivåer i organisationen går förlorad.

Komplexitet & Risk för fel

Excelark kan fort bli mycket tekniskt avancerade, och inte alltför sällan finns minst ett excelark som är så avancerad att en person måste vara tillgänglig för att en process ska kunna färdigställas. Det kan handla om såväl konsolidering som allokeringar. Ju mer komplicerade arken blir, desto större är risken för fel. Exempel på när fel kan få ödesdigra konsekvenser är dryckesföretaget Conviviality, som på grund av ett formelfel orsakade en felbedömning som i slutändan fick börsvärdet att bli näst intill utraderat.

Utdrag från flera ekonomisystem kan också lätt skapa fel genom att flertalet personer i en manuell process plockar ut data på olika sätt, och därmed får siffror som skiljer sig åt. Detta i motsats till en automatiserad metod som granskas och valideras vid ett tillfälle.

Högre krav – Öka graden av automation

En process som till största del är manuell skapar också hinder när budgeten oftare önskas revideras. En lärdom som många tog till sig i början av pandemin var behovet att snabbt kunna ställa upp och jämföra olika scenarier. Likaså kan löpande uppföljning mot utfall kan vara något som är mycket tidskrävande jämfört med en automatisk process.

För att komma runt problemen som uppstår när organisationen växer, komplexiteten ökar, och frekventare uppdateringar önskas så väljer många att införskaffa ett budgetverktyg. I ett sådant finns stöd för arbetsflöde och attestering, scenarior kan enkelt skapas och den finansiella planen kan revideras med några knapptryck. Därtill automatisering av validerade dataimporter, och affärslogik tydligt definierad.

En studie gjord av BARC, visar det att de mest framgångsrika företagen använder ett dedikerat verktyg för budget och planering.

planning-maturity

Läs mer på: https://barc-research.com/wp-content/uploads/2016/05/planning-survey-16-infographic.pdf

Checklista

Nedan finns en checklista med punkter som indikerar om det är dags att byta till ett budgetverktyg.

Deltagande

  • Fler än 10 personer som bidrar i budgetarbetet eller målsättning att sprida ansvar för inmatning av budget ut i verksamheten.
  • Flera delbudgetar som behöver konsolideras, eller målsättning att bryta ner budgeten i mindre delar.
  • Samordning av arbetsflöden, attestering och kontroll tar upp majoriteten av tiden under budgetarbetet.

Komplexitet

  • Data hämtas från flera system, som ska konsolideras och harmoniseras.
  • Använder eller har målsättning om data-driven planering där formler används för att ta fram belopp.
  • Använder avancerade excelark för exempelvis allokeringar.
  • Hög grad av personberoende för avancerade excelark.
  • Mycket data som gör att viktiga excelark kraschar med jämna mellanrum.
  • Processen upplevs som svår och riskabel för fel.

Frekvens

  • Budget och prognos görs mer än 1–3 gånger om året, eller målsättning finns att revidera oftare. Exempelvis rullande prognos.
  • Fler än 10 personer som önskar löpande uppföljning av utfall mot budget utifrån olika perspektiv.
  • Behöver enkelt och snabbt kunna simulera olika scenarier.
pexels-pixabay-416322

Är det dags för dig att börja titta på ett budgetverktyg?

Excel är fantastiskt på många sätt, men till en viss gräns. Att bara använda Excel resulterar oftast i att processen till slut blir för tung att samordna, tidskrävande och riskabel med hänsyn till alla fel som kan smyga sig in.

Känner du att det är dags att titta på budgetverktyg så rekommenderar vi vårt kommande webinar ”5 saker att tänka på när man väljer budgetverktyg”.

Författare: Konstantin Ekström

Ansvarig Budget & Prognoslösningar på Random Forest

Relaterat innehåll:

konstantin

Har du frågor och vill bli kontaktad av oss på Random Forest?
Ja tack, kontakta mig