Metod för att identifiera affärsdrivare

Öka graden av måluppfyllelse genom mer verksamhetsnära samarbete och förankring

Tänk i termer av drivare, inte konton

Den ekonomiska styrningen uppfattas tyvärr ofta som abstrakt och svår att koppla till daglig verksamhet för de som arbetar i operationella funktioner. En konflikt uppstår mellan ekonomi och verksamhet. I den tidigare artikeln ”Använd den data du redan har” så beskrevs en drivarbaserad process, där budgeten förklaras i verksamhetstermer och andra perspektiv i verksamheten kan följas upp.

Förankringen ökar när kommunikationen sker i verksamhetstermer, så som volymer och priser. Måluppfyllnad förbättras genom att de som arbetar i verksamheten får mer greppbara mål att förhålla sig till, och varningssignaler kan tidigare upptäckas när man inte behöver vänta på att den finansiella perioden ska stängas för att få veta utfallet.

Identifiera dina affärsdrivare

En enkel metod att använda sig av är att först bryta ner respektive rad i de finansiella rapporterna, för att på så sätt skapa förståelse för vad som driver verksamheten. För varje del som analyseras så är frågan man ska ställa: ”Vad driver detta?”. Detta gör man sedan så långt en kvantifierbar intern drivare finns, eller snarare när nästa steg är ett strategiskt beslut. Därefter klassificerar man drivaren enligt typerna direkt intern, direkt extern, indirekt intern och indirekt extern, för att besluta om användningsområde.

När man väljer drivare så är det viktigt att de, förutom har ett tydligt samband med utfall, även är förankrade i verksamheten så att de följs upp, kommer upp för diskussion, och därmed är en del i styrningen av verksamheten.

Nedan följer ett enkelt exempel på identifiering av intäktsdrivare för ett företag som säljer båtar via fysiska butiker.

1. Vad driver intäkter?
   • Försäljningspris och antal sålda produkter. Båda kan användas i formel för att ta fram belopp, och kan påverkas genom interna ansträngningar. Dessa drivare faller därför under typen Direkt intern.
2. Vad driver försäljningspriset
   • Inköpspris. Om vi utgår från att inköpspris är förhandlingsbart så är detta något som kan påverkas genom interna ansträngningar. Inköpris kan tillsammans med marginal användas i formel för att ta fram belopp. Detta är alltså typen Direkt intern.
   • Marginal. Sätts internt och kan användas i formel för att ta fram belopp. Typen är därför Direkt intern.
   • Valutakurs. Produkterna köps i utländsk valuta. Valutakursen kan inte påverkas men användas i formel för att ta fram intäktsbelopp tillsammans med både inköpspris och marginal. Denna är därför av typen Direkt extern.
3. Vad driver antal sålda produkter?
   • Antal säljare. Ju fler säljare desto fler kundkontakter, och därav fler sålda båtar. Kan påverkas genom interna ansträngningar men har inget direkt samband med intäkter så att den kan användas i beloppsformel. Därför är denna av typen Indirekt intern.
   • Väder. En sommar med många soldagar gör att fler vill köpa båtar. Kan varken användas i formel eller påverkas. Därav Indirekt extern.
4. Vad driver antalet säljare?
   • Storlek på butik. Ju större butik desto fler säljare. Kan påverkas, men inte användas i formel för belopp. Alltså Indirekt intern.
   • Antal butiker. Fler säljare behövs med fler butiker. Kan påverkas, men inte användas i formel för belopp. Alltså Indirekt intern.

Inköpspris, marginaler, antal butiker och storleken på dessa är antingen resultat av förhandlingar eller strategiska beslut. Valutakurs och väder är externa faktorer som inte kan påverkas. Alltså finns ingen ytterligare nivå under dessa.

Använd drivarna för styrning

När drivarna är identifierade och klassificerade så kan de börja användas i planering och uppföljning

Direkta interna drivare, så som försäljningspris och sålda produkter i exemplet ovan, kan användas vid inmatning av budget. Viktigt här är att man sparar ner både drivarvärde och belopp för uppföljning.

Direkta externa drivare, där vi tog valutakurs som exempel, blir fast parameter under budgetprocessen men kan ändras i efterhand för att simulera olika scenarier.

Indirekta interna drivare, som antal säljare i exemplet ovan, kan användas till målstyrning och uppföljning.

Indirekta externa drivare, där väder togs som exempel, är möjligen något att hålla koll på men är något man inte kan påverka utan måste förhålla sig till i sin riskhantering och är viktig för att kunna förklara ett utfall.

Uppföljning kan också göras utifrån nyckeltal vilka är en kombination av de drivare som identifierats. Exempel på detta är försäljningsvolym och intäkt per säljare. Genom att följa upp drivarna och framtagna nyckeltal så kan exempelvis strategin att öppna nya butiker analyseras relativt andra strategier såsom öka antalet säljare eller öka storlek på existerande butik.

Är det dags för dig att börja arbeta mer drivarbaserat?

Att enligt en drivarbaserad process skapar stora möjligheter till ökad måluppfyllelse genom mer verksamhetsnära samarbete och förankring.

Många ekonomisystem är dock inte anpassade för drivarbaserad planering. Med ett budget- och prognosverktyg läses data in från affärssystemen för att sedan populera inmatningsark som översätter drivare till finansiella belopp, vilka distribueras till organisationen. Samtidigt är det också viktigt att kunna växla fram och tillbaka mellan det finansiella konto-baserade perspektivet och det mer verksamhetsnära drivarperspektivet.

Uppföljningen görs sedan enkelt allteftersom utfall laddas in som kan jämföras mot lagd plan som ligger sparad i verktyget. Konsoliderat eller nedbrutet på olika delar i organisationen. Likaså kan scenarier skapas där man genom att ändra drivare kan analysera finansiell inverkan.

Författare: Konstantin Ekström

Ansvarig Budget & Prognoslösningar på Random Forest

Relaterat innehåll:

• Webinar: Webinar – Det ska du tänka på vid val av budgetverktyg
• Artikel: Då ska du byta ut excel som budgetverktyg
• Artikel: Använd den data du redan har
• Tjänstepaket: Budget och prognos