Använd den data du redan har för bättre styrning.
Öka graden av måluppfyllelse genom mer verksamhetsnära samarbete och förankring.
Tillgängliggör budget och mät fler perspektiv
Ekonomisk styrning, där budget och prognos ingår, är för de flesta företag det enskilt viktigaste styrmedlet. Upplevelsen däremot bland de som arbetar i operationella funktioner är tyvärr att den ekonomiska styrningen ofta känns abstrakt och svår att koppla till daglig verksamhet. Eftersom processen i många fall är direkt kopplad till en kontobaserad modell i ekonomisystemet, främjas dessutom reaktivt beteende, inte proaktivt, då man i regel inte vet utfallet förrän i slutet av perioden.
Att i stället kommunicera och sätta mål i verksamhetstermer med hjälp av drivare som volymer, priser, beläggningsgrad, eller antal anställda, gör att man kan öka förankringen. Likaså måluppfyllnad genom att de som arbetar i verksamheten får mer greppbara mål att förhålla sig till. Genom att arbeta med drivare och mer verksamhetsnära modeller kan också varningssignaler tidigare upptäckas, och gör att anpassningar av verksamheten kan göras under perioden. Därutöver kan olika scenarier enklare simuleras.
Vid sidan finns andra perspektiv som kretsar kring verksamhetsstyrningen, som utöver det finansiella även tar hänsyn till kund, interna processer och innovation. Även här är det viktigt att ta fram mätbara och för verksamheten greppbara mått.
Ta fram mått, välj användningsområde, och använd den data ni har
En drivarbaserad process, där budgeten förklaras i verksamhetstermer och andra perspektiv i verksamheten kan följas upp, innebär att data behöver användas från verksamhetsprocesserna, data som oftast redan finns inom organisationen. Viktigt här är att utfallet kan mätas och regelbundet följas upp i verksamheten för att skapa förståelse och acceptans för vilka effekter olika insatser får.
När man översätter budgeten till drivare så är det viktigt att skilja på det som kan användas i formler för att ta fram belopp, och det som inte kan användas. För detta ändamål har vi valt att kalla dem direkta drivare respektive indirekta drivare.
Att även ta i beaktande är vilka drivare man genom interna ansträngningar kan påverka och inte. Dessa har vi valt att kalla interna drivare respektive externa drivare.
För att budget och uppföljning ska hänga ihop är det viktigt att man budgeterar så att inmatning sker på drivare, men att formler sedan används för att ta fram belopp. Det är således de direkta drivarna som används för inmatning, men både drivare och belopp sparas. Här är det också viktigt att man särskiljer interna drivare, som är det som budgeterarna använder för inmatning, från externa vilka blir konstanter som inte kan ändras under budgetprocessen. Dock kan de externa justeras i ett senare skede i syfte att simulera olika scenarier.
För övriga perspektiv, som omfattar andra än det finansiella, så är användningsområdet snarare uppföljning och målstyrning. En vanlig metod för att ta fram mått är balanserade styrkort, och som del i framtagandet identifieras drivare eller indikatorer att följa upp för att avgöra måluppfyllnad.
Nedan visas ett exempel på balanserat styrkort, med tillhörande indikatorer. För uppföljning behövs i detta exempel data från huvudbok, fakturering, och HR-system.
Översikt drivare
De olika typerna av drivare visas i översikten nedan, med användningsområden och exempel.
Är det dags för dig att börja arbeta mer drivarbaserat?
Att använda den data som redan finns skapar stora möjligheter till ökad måluppfyllelse genom mer verksamhetsnära samarbete och förankring.
Även om budget och prognos bara görs ett par gånger om året bör utfallet vara en så automatiserad och strukturerad process som möjligt. Detta eftersom risk finns att man lätt fastnar i komplicerade Excelark och mycket sammanställande av data från olika system, vilket i sin tur medför att man inte uppnår önskad effekt.
Att skapa en automatiserad process behöver varken vara ett stort eller komplicerat projekt. Datat finns redan i ekonomisystemet och operationella system, och den process ni redan har kan automatiseras.
Författare: Konstantin Ekström
Ansvarig Budget & Prognoslösningar på Random Forest
Relaterat innehåll:
- Webinar: Webinar – Det ska du tänka på vid val av budgetverktyg
- Artikel: Då ska du byta ut excel som budgetverktyg
- Artikel: Metod för att identifiera affärsdrivare
- Tjänstepaket: Budget och prognos
